Pusdiklat Perdagangan

Dalam suatu organisasi diperlukan kinerja tim untuk meningkatkan performa suatu organisasi. Definisi tim menurut Naresh Jain (2009), tim terdiri dari anggota dengan keterampilan yang saling melengkapi dan menghasilkan sinergi melalui upaya yang terkoordinasi yang memungkinkan setiap anggota untuk memaksimalkan kekuatan mereka dan meminimalkan kelemahan mereka. Anggota tim diharapkan mampu belajar untuk saling membantu, mengenali potensi diri mereka, dan menciptakan lingkungan yang memungkinkan setiap orang untuk melampaui keterbasannya.

Pada intinya dalam membangun sebuah tim pada akhirnya fokus kepada manusia dan mengelola hubungan dan komunikasi. Tahapan dalam pembentukan Tim menurut Tuckman (1965) dimulai dari tahap pembentukan (forming), tahap peleburan (storming), tahap kesepakatan atau penentuan aturan main (norming) dan terakhir tahap tim tersebut bekerja (performing). Sebuat Tim biasanya bekerja dalam waktu tertentu dan untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu dalam tahap pembentukan tim seperti gambar di bawah ini, dimulai dari kondisi mandiri (independence) sampai kembali lagi ke kondisi mandiri. Pertanyaan-pertanyaan yang muncul dari setiap tahapan menandai proses tahapan pembentukan tim.

Tahap pembentukan (forming) adalah proses pengumpulan calon anggota tim yang datang dengan pertanyaan apakah saya orang yang dibutuhkan dalam tim ini, dan kenapa mereka dipilih menjadi anggota tim. Tahap peleburan (storming) disini adalah untuk mengetahui apa peran masing-masing anggota tim dan penentuan siapa yang akan menjadi pengarah/pimpinan dalam tim ini. Setelah jelas pembagian tugas masing-masing selanjutnya adalah menentukan norma-norma dan aturan main yang harus disepakati oleh seluruh anggota tim (norming). Dan bila sudah disepakati maka tim ini akan mulai bekerja dalam tenggat waktu tertentu dengan misi mencapai tujuan tertentu (performing).

Tim Efektif

Salah satu bentuk dari tim adalah tim efektif. Apa yang yang harus dimiliki dari sebuah Tim Efektif? Larson & LaFasto (1989) menyebutkan diantaranya :

1. A clear, elevating goal : Tujuan menjadi alasan utama dalam membentuk suatu tim efektif. Tujuan ini harus jelas ditetapkan dan setiap anggota dalam tim ini harus mempunyai pemahaman yang sama mengenai maksud dari tujuan ini.
2. Result-Driven Structure : Capaian yang berdasarkan pada tahapan. Setelah tujuan telah ditetapkan, ada tahapan-tahapan (milestone) yang terbagi pada jangka waktu tertentu untuk melihat progress dari tim tersebut bekerja.
3. Competent Team Members: Tim Efektif juga terdiri dari anggota tim yang kompeten sesuai dengan kebutuhan. Tahu siapa akan melakukan apa.
4. Unified Commitment: Komitmen menjadi modal bagi tim efektif agar bekerja sesuai dengan bagiannya sebaik-baiknya.
5. Collaborative Trust and Communication: Kolaborasi atas dasar saling percaya dan komunikasi menjadi irama dalam tim efektif.
6. Standards of Excellence: Setiap anggota tim efektif komitmen untuk bekerja dengan maksimal dan mencapai hasil yang maksimal
7. Support and Recognition: Peranan pimpinan tim efektif dalam mendukung kerja tim dan juga mengapresiasi ketika sudah bekerja dengan baik dan mencapai tujuan.
8. Principle Leadership : Pemimpin akan menjadi pengarah dalam tim yang harus mampu mengelola setiap anggota tim dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan memastikan arah kerja tim menuju tujuan yang ditetapkan.

Sikap tim adalah untuk menjaga selalu kebersamaan. Sikap ini secara sederhana dapat dilakukan dengan mendahului sikap “kita” daripada sikap “saya”. Ketika seseorang menjadi bagian dari suatu tim, dia tidak perlu mengorbankan kesuksesan pribadi. Dengan tergabung dalam suatu tim dapat mengincar cita-cita yang lebih tinggi karena pada prinsipnya apapun yang diraih seseorang individu, tim dapat meraih yang lebih besar, lebih cepat, lebih efektif.

Yang menjadi syarat menjaga kebersamaan tim yang pertama adalah jangan bersikap individualistis. Setiap anggota saling terhubung dan tim dalam bekerja. Sama seperti kerja suatu mobil. Satu buah mobil terdiri dari sekitar 30.000 komponen (toyota.co.jp). Tentunya angka akan berbeda pada pabrikan lain, bisa saja lebih banyak atau lebih sedikit. Dari komponen yang terbesar yang dapat dilihat mata seperti body mobil sampai yang terkecil yang tidak terlihat langsung seperti baut menjadi bagian terintegrasi yang harus ada yang dibutuhkan mobil untuk dapat beroperasi. Ketika salah satu baut saja tidak ada, pada awalnya mungkin mobil tersebut masih dapat jalan, namun ketidaklengkapan baut akan berdampak pada beban baut lain menanggung/menahan kerja baut yang tidak ada. Lama kelamaan akan memperlambat kerja mobil dan akan berdampak pada kerja mobil secara keseluruhan dan mempercepat kerusakan mobil tersebut.

Syarat Kebersamaan Tim

Syarat kebersamaan yang kedua adalah peran dan kontribusi pada tim. Spesialisasi pekerjaan akan memaksimalkan kerja tim karena orang dengan masing-masing kompetensi akan mengisi kebutuhan pekerjaan yang ditentukan. Spesialisasi ini juga untuk menghindari ketidakefesienan dalam hal bentuk tim yang besar yang artinya ada anggota yang tidak dibutuhkan dalam suatu tim.

Syarat kebersamaan tim yang ketiga adalah jadilah pemompa semangat bagi tim. Dalam tim bekerja akan menemui dinamika seperti konflik karena komunikasi atau ketidakjelasan informasi atau perubahan yang datang dari faktor eksternal. Dibutuhkan waktu untuk saling bertemu dan memberi dukungan, semangat agar suasana positif tetap terjaga. Waktu-waktu untuk beristirahat dan bersenang-senang dapat dijadwalkan untuk tetep menjaga kekompakan dan tetap solid.

Syarat keberasamaan tim yang ke empat adalah dengan mematuhi pemimpin. Pemimpin adalah seseorang yang mengetahui arah kemana tim ini akan dibawa. Pemimpin menjadi mercusuar, yang harus siap dengan alternatif jalan yang akan ditempuh ketika menghadapi kendala dan juga bagaimana menyelesaikan masalah yang timbul dari dalam tim maupun yang muncul dari luar tim. Oleh karena itu penunjukan seorang pemimpin harus mempertimbangkan banyak hal seperti bagaimana seorang yang bisa lebih didengar dan bisa mengarahkan tim berjalan. Setiap anggota tim harus mau mendengarkan dan mematuhi apa yang disampaikan pemimpin, agar ritme kerja dapat terjaga dan arahnya tepat.

Syarat kebersamaan ke lima adalah bersikap fleksibel. Sikap fleksibel disini dengan tetap berada pada koridor norma-norma dan aturan main yang disepakati. Sikap seseorang yang fleksibel di tandai dengan sikap adaptif, kreatif, dapat dilatih, bersemangat untuk mencoba gagasan dan cara-cara yang baru dan tidak kaku dengan berhenti pada kebiasaan.

Tim yang kuat adalah mereka dari mulai pemimpin sampai pada anggota tim dapat menggunakan waktunya bersama, berlatih bersama untuk meningkatkan kompetensi, saling mendukung, saling mengapresiasi, saling berkomunikasi dan saling mengenal agar ada pemahaman antar karakter masing-masing anggota tim. Tim juga dapat memprediksi apa yang akan terjadi di masa yang akan dan bagaimana cara mengatisipasinya

Kerja Tim adalah tujuan implisit dibalik tujuan eksplisit. Apa maksudnya tujuan implisit? Tujuan implisit disini adalah dengan tergabung dalam suatu tim akan memberikan pengalaman dan wadah untuk saling berinteraksi saling membantu, saling mengerti, saling mendukung, dan saling menguatkan. Karena dalam proses bekerja tim, grafik performance tidak selamanya naik, ada kalanya di atas kadang juga di bawah. Namun pengalaman untuk tetep bersama-sama dengan setiap dinamika yang muncul akan memberikan pengalaman dan nilai lebih sebagai individu dalam suatu lingkungan sosial.

Caterin M. Simamora, MSM (Widyaiswara Muda)

Referensi :

Bahan tayang bahan Membangun Tim Efektif Diklat PIM III& IV (Mochamad Fatwadi- Widyaiswara BKPSDM Kota Tangerang)

Williams, Pat. 1997. The Magic of Team Work. PT. Grasindo, Jakarta.
Sumber : /podcasts/do-you-have-the-right-team-in-your-corner/