Struktur Organisasi Perusahaan Dan Tugas Tiap Posisi Jabatan

Seperti apa gambaran struktur organisasi dalam sebuah perusahaan? Apa saja pembagian tugas dan peran untuk masing-masing posisi jabatan? Roda perusahaan dapat bergerak secara efektif dan efisien, jika setiap komponen dalam perusahaan tersebut berfungsi secara optimal.

Oleh karena itu, pimpinan perusahaan harus berupaya untuk membagi tugas dan menempatkan semua sumber daya perusahaan, khususnya SDM, dalam posisi yang tepat sesuai bidang keahlian masing-masing. Hal ini menjadikan setiap individu yang terdapat dalam perusahaan tersebut memiliki gambaran jelas mengenai kedudukan, fungsi, hak dan kewajibannya.

Selain itu, pucuk pimpinan juga bisa mengetahui dengan mudah komponen mana yang memiliki kinerja, fungsi, dan peran yang tak sesuai harapan perusahaan. Dengan demikian, akan lebih cepat untuk mengambil sebuah tindakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan. Nah, pembagian dan susunan tugas tersebut kita kenal dengan istilah struktur organisasi perusahaan.

Struktur organisasi perusahaan adalah sebuah garis hierarki (bertingkat) yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan dimana setiap individu (sumber daya manusia) yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsi masing-masing. Secara garis besarnya, ada lima jenis struktur organisasi perusahaan, yaitu:

Struktur organisasi fungsional, yaitu susunan organisasi yang didasarkan pada fungsi masing-masing. Minimal terdiri dari lima bagian utama (divisi) yaitu divisi produksi (pembuat produk), divisi pemasaran (promosi dan penjualan), divisi personalia (ketenagakerjaan), divisi pembelajaan, dan divisi umum.

Struktur organisasi usaha adalah susunan organisasi yang terdapat pada sebuah perusahaan besar yang didasari oleh adanya pengembangan produk dan riset-riset usaha sehingga kompenennya menjadi lebih luas.

Struktur organisasi proyek adalah sebuah susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan suatu projek kerja pada perusahaan. Struktur organisasi hanya bersifat sementara karena akan dieleminasi ketika project telah selesai.

Struktur organisasi matriks dibentuk untuk mengerjakan beragam project yang dikembangkan oleh perusahaan. Struktur ini dikepalai oleh vice president, dan di bawahnya ada manajer-manajer proyek yang bertugas menyelesaikan project yang diemban masing-masing.

Struktur organisasi tim kerja adalah struktur organisasi temporal (sewaktu-waktu) dalam sebuah perusahaan yang biasanya dibentuk untuk kondisi-kondisi tak terduga atau adanya proyek dadakan. Susunan atau struktur ini dibentuk dari personil-personil (SDM) yang handal yang bisa menyelesaikan permasalahan dengan cepat.

Pada setiap struktur organisasi yang dibentuk tersebut tentu terdapat personil-personil yang membidangi tugas dan fungsi masing-masing yang dikenal sebagai jabatan perusahaan. Susunan organisasi dalam perusahaan biasanya dibentuk atas kesepakatan para pemilik perusahaan. Jumlah dan perluasan posisi jabatan dibuat menyesuaikan besar kecilnya perusahaan. Berikut ini disajikan secara umum susunan organisasi yang dibentuk dalam sebuah perusahaan:

* Dewan Direksi memiliki tugas peran untuk memimpin dan menentukan arah perusahaan. Susunan dewan direksi biasanya terdiri dari satu orang direktur utama, 3 orang wakil direktur dan 6 orang direktur.
* Manajer bertugas memimpin secara menyeluruh pada bidang manajerial yang dibidanginya. Manajer dibagi menjadi beberapa jabatan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, misalnya: manajer personalia yang bertugas mengatur SDM, manajer pemasaran (marketing); manajer operasional; manajer IT, manajer pabrik; manajer umum; manajer stock dan gudang, dan sebagainya.
* Bagian Divisi atau Departemen dipimpin oleh kepala divisi atau kepala departemen yang memiliki tugas peran untuk memimpin bidang tugas dari departemen yang diembannya. Ada berbagai departemen atau divisi yang ada pada sebuah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, misalnya departemen humas, departemen riset dan pengembangan, departemen personalia, departemen pemasaran, departemen uji kualitas, dan sebagainya.
* Pada susunan di bawahnya ada staf-staf dan para pekerja.

Demikian gambaran umum struktur organisasi pada sebuah perusahaan. Setiap perusahaan tentu memiliki susunan yang tidak sama karena tergantung kondisi dan kebutuhan dari masing-masing perusahaan.

Direksi
Secara umum, direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur. Tugas utama direksi :

* Menentukan arah usaha dan visi misi serta sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.
Memegang kekuasaan dan kendali secara penuh dan bertanggung jawab secara menyeluruh terhadap pengembangan perusahaan.

* Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, termasuk juga melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

Tanggung jawab direksi: tanggung jawab direksi secara umum adalah mengelola usaha perseroan sesuai anggaran dasar. Secara formal direksi mengadakan tiga kali rapat direksi untuk melakukan evaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga diadakan guna membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera.

Direktur Utama (Dirut)
* Melakukan koordinasi dan pengendalian segala bentuk kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan.
* Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan perusahaan.
* Membuat rencana untuk mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
* Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Dewan Direksi, sehingga pertanggung jawabannnya kepada Dewan direksi.
* Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.
* Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan pihak luar, seperti perusahaan lain, pemerintah, dan masyarakat.
* Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan MD atau CEO).
* Melakukan pengendalian keuangan, mulai dari pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan, dan sejenisnya.
* Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan; memastikan keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; dan mengarahkan diskusi kearah consensus.
* Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam rapat-rapat BOD.
* Melaksanakan tugas tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, serta
sebagai referensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin digunakan).

* Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.

Direktur
Sebagai pimpinan dari perusahaan, tugas dan tanggung jawab direktur antara lain:

* Menentukan dan menetapkan prosedur kegiatan perusahaan pada masing-masing manajer untuk mencapai sasaran yang diinginkan perusahaan.
* Menetapkan tujuan dan misi dari tiap-tiap manajer yang dibawahinya.
* Melakukan pengawasan, kontroling dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara berkala dan pertanggungjawabannya.
* Menyusun dan menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.
* Mengadakan pengangkatan, pemberhentian, atau mutasi (pemindahan) karyawan beserta gajinya.

Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggungjawabannya secara perdata.

Apabila kerugian PT disebabkan kerugian bisnis dan direktur telah menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan dalam anggaran dasar PT, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, maka direktur tidak dapat dipersalahkan atas kerugian PT.

Direktur Keuangan
Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi. sesuai dengan namanya, direktur bidang finansial ini memiliki tugas pokok sebagai:

* Pengawas operasional mengenai keuangan perusahaan.
* Memberi pertanggungjawaban dalam tiap kegiatan yang terkait urusan finansial.
* Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan.
* Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian yang terkait masalah keuangan.
* Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada di bawahnya.
* Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk memastikan dan menjamin tidak adanya kebocoran terkait penggunaan keuangan.

Direktur Personalia
Sesuai dengan namanya, posisi jabatan ini terkait dengan tenaga kerja dan sumber daya manusia. Direktur personalia bertugas:

* Mengembangkan sistem perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai.
* Melaksanakan kebutuhan administrasi dan kepegawaian.
* Membina pengembangan staff administrasi.

Manager
Tugas seorang yang menjabat sebagai manager sebenarnya adalah penyatuan yakni bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme dan tugas yang diperlukan untuk menyatukan berbagai variabel di atas antara lain:

* Melakukan pengarahan (direction) yang meliputi pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.
* Membuat rancangan organisasi dan pekerjaan.
* Melakukan seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
* Menerapkan sistem komunikasi, pengendalian, dan reward.

Manager Personalia
Selain manager umum, dalam perusahaan skala besar, diperlukan juga personil yang mengurusi bidang-bidang spesifik, salah satunya adalah manager personalia. Peran dan tanggung jawabnya terdiri dari:

* Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian pada Unit Personalia.
* Menindaklanjuti segala proses administrasi pada seluruh kegiatan Personalia.
* Melakukan proses & prosedur rekrutmen yang mencakup: searching, interview, test and selection.
* Remuneration Management yakni terkait dengan struktur dan skala gaji, basic salary, allowance, incentive & overtime.
* Menangani seluruh perizinan ketenagakerjaan.
* Menyediakan sistem penyediaan data karyawan, surat-surat dan form administrasi kegiatan personalia, serta memastikan sistem dokumentasinya berjalan efektif.
* Menangani sistem penilaian kinerja pegawai/karyawan.
* Menangani karyawan tetap, kontrak & harian serta PKL.
* Melakukan dan menangani promosi jabatan, mutasi & demosi serta PHK
* Menangani urusan perjalanan dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya.
* Menangani kegiatan training & evaluasi karyawan.
* Menangani urusan yang terkait medical, hospital, asuransi & dana pensiun karyawan, serta fasilitas lainnya.
* Membuat sistem pelaporan seluruh kegiatan personalia dan pengembangan SDM.

Manager Pemasaran
Jika manager personalia bertanggung jawab dalam urusan personalia, maka manager pemasaran bertugas menangani hal-hal yang terkait promosi dan penjualan bisnis yang dimiliki perusahaan. Manager pemasaran memiliki tanggung jawab untuk:

* Bertanggung jawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.
* Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien.
* Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.

Manager Pabrik
Segala urusan terkait proses produksi dan kegiatan di pabrik / bengkel kerja diemban oleh manager pabrik. Segala hal yang berkaitan Kepada Direktur, seorang manager pabrik harus: a) Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung; b). Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas dalam perusahaan tersebut.

Sementara itu, segala hal yang berkaitan dengan produksi, manager pabrik wajib: a). Manajer pabrik membawahi PPC, produksi, pembelian, dan gudang bahan buku; b). Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi; c). Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik; d). Mengarahkan setiap bagian yang ditunjuk oleh direktur perusahaan.

ADM & Gudang
Bagian ini bertugas untuk mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT, Acounting, dan Kasir.

* CMT bertugas dan bertanggung jawab untuk mengurus berbagai hal berkaitan dengan pihak Outsourcing.
* Accounting bertugas untuk mencatat dan melakukan pembukuan transaksi yang terjadi.
* Kasir memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian.

Divisi regional
Divisi regional memiliki tugas dan tanggung jawab untuk:

* Menjalankan semua kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat.
* Mengelola aset regional untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan.
* Menyepakati target kinerja dengan direksi.
* Beroperasi sebagai badan usaha yang memberi keuntungan kepada pemilik modal.
* Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calon penanam modal dan pemangku kepentingan.

Ultra Jaya, tentu saya yakin anda pasti sudah familiar dengan merek yang satu ini. Tak hanya sebagai pelopor, PT Ultrajaya adalah salah satu produsen unggul yang memproduksi susu segar alami dan minuman ringan untuk seluruh konsumen Indonesia dengan beberapa varian brandnya, seperti UltraMilk untuk produk susu segarnya, Teh Kotak untuk minuman teh segarnya, dan Sari Kacang Ijo, Sari Asem Asli untuk produk minuman sehatnya. Dan tak ketinggalan beberapa produk minuman ringannya yang diproduksi khusus untuk pasar eksport. Dan berikut ini merupakan contoh screenshot struktur organisasi PT Ultra Jaya.