Apa Itu Staff Administrasi Apa Tugas Dan Fungsinya Dalam Perusahaan

Desember 25, 2022Desember 24, 2022 falma.u99 administrasi, dalam, fungsinya, perusahaan, staff, tugas

Di sebuah perusahaan atau instansi terdapat berbagai macam divisi untuk bisa menjalankan perusahaan dengan baik. Salah satu divisi yang ada di sebuah perusahaan tersebut adalah bagian administrasi.

Secara umum, tugas staff adminstrasi ini untuk mengorganisasi seuatu data atau kegiataan guna membuat sistem atau tujuan di perusahaan dan instansi tersebut bisa tercapai dengan baik.

Mengingat cukup pentingnya divisi tersebut, banyak universitas bahkan SMK di negeri ini yang membuka jurusan adminstrasi.

Sehingga para lulusannya siap untuk memberikan kontribusi lebih kepada perusahaan atau instans tersebut dengan jobdesk yang jelas dan terarah. Nah, untuk lebih lengkapnya, tentang staff administrasi, berikut akan kami paparkan ulasannya di bawah ini!

Pengertian Administrasi
Sebelum beranjak pada pembahasan staff administrasi, ada baiknya untuk mengetahui terlebih dahulu tentang pengertian administrasi.

Secara etimologi, adminstrasi ini berasal dari bahasa latin, yaitu Ad yang memiliki arti ministrare dan intensif. Bila diterjemahkan ke bahasa Indonesia artinya memenuhi dan melayani.

Adapun pengertian secara luasnya, administrasi adalah kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, mengorganisir, serta mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan yang ada di kantor atau instansi.

Tugas Staff Administrasi
Tentunya staff adminsitrasi ini memiliki tugas tersendiri agar pekerjaan di perusahaan bisa terlaksana dengan baik. Secara umum, staff admnistrasi memiliki tugas untuk melakukan merekap data, mengelola dokumen dan menyimpan hal tersebut dengan terorganisir.

Selain itu, koordinasi tugas dari administrasi pun selaras dan sangat berhubungan dengan manajemen perusahaan sehingga diperlukan chemistry yang baik dalam mewujudkan hal tersebut.

Adapun Tugas lain dari Staff Administrasi adalah sebagai berikut;

1. Mengarsip Data
Tugas yang biasa dilakukan oleh staff adminstrasi adalah mengarsip data. Hal tersebut perlu dilakukan agar data-data yang ada mudah untuk dikelola serta data maupun dokumen bisa terorganisir dengan baik.

2. Entri Data Perusahaan
Selain mengarsip data, bagian administrasi pun perlu untuk mengentri atau merekap data yang ada di perusahaan.

Merekap data tersebut bisa berasal dari klien maupun konsumen yang telah bekerja sama ataupun loyal terhadap perusahaan.

Jika perusahaan sudah berkembang dengan baik lagi, perekapan data biasanya dibantu oleh divisi gudang, sehingga tugas bagian administrasi adalah merekap kesimpulan yang telah dilakukan oleh divisi lain.

Maka dari itu, seorang staff administrasi diharuskan memiliki ketelitian untuk bisa merekap data-data perusahaan tersebut.

3. Membuat Agenda Kantor
Selain tugas di atas, bagian staff administrasi pun memiliki tugas untuk membuat agenda kantor.

Agenda tersebut dibuat agar jadwal pimpinan perusahaan tidak bentrok dengan kegiatan atau janji dengan perusahaan lain.

Bahkan staff adminstrasi pun diberikan wewenang untuk membuat agenda atau kegiatan yang akan dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi setempat dengan jangka waktu bulanan hingga tahunan.

4. Menerima Panggilan Telepon
Bagian staff administrasi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Karena skill tersebut akan digunakan untuk seorang admin bisa berkomunikasi dengan baik lewat telepon dari klien ataupun pihak lain.

Di perusahaan yang belum memiliki skala besar, tugas menerima panggilan telepon ini adalah bagian jobdesk dari staff administrasi.

Sedangkan untuk perusahaan dengan skala besar, tugas tersebut sudah dihandle oleh bagian customer service.

5. Menyiapkan Tiket dan Akomodasi untuk Kegiatan Kerja atau Kunjungan Kerja
Bagian staff adminsitrasi pun harus menyiapkan tiket dan akomoadasi bagi pimpinan atau karyawan yang akan melakukan kunjungan kerja ke luar kota maupun luar negeri.

Tugas ini dilakukan agar alur keuangan kantor bisa terencana serta terorganisir dengan baik.

6. Memastikan persediaan alat tulis kantor
Selain mengurus tiket dan akomodasi untuk kunjungan kerja, staff administrasi pun diharuskan untuk melihat dan memastikan persediaan alat tulis kantor terpenuhi dengan baik.

Sekilas persediaan alat kantor ini adalah ahl sesuatu yang sepele, tetapi dari hal yang terkecil inilah kegiatan kantor bisa terlaksana dengan baik dan terlihat rapih.

Keterampilan yang Dimiliki Staff Administrasi
Jika Anda berniat untuk menduduki posisi ini, maka harus ada keterampilan yang dimiliki agar bisa bekerja dengan maksimal.

Keterampilan-keterampilan yang harus dimiliki tersebut diantaranya adalah

1. Teliti
Seorang staff administrasi dituntut untuk bisa menjadi orang teliti, mengingat pekerjaannya yang berkenaan dengan mengorganisir dan merekap data hingga menyusun agenda kerja yang ada di perusahaan.

2. Cermat dan Tenang
Keterampilan berikutnya yang harus dimiliki staff administrasi adalah bisa bekerja dengan cermat dan tenang terlebih ketika bekerja di bawah tekanan.

Hal ini perlu dimiliki mengingat, hasil pekerjaanya akan langsung dipertanggung jawabkan atau diberikan kepada atasannya langsung yang biasanya sangat berpengaruh di perusahaan tersebut.

3. Dapat Bekerjasama dengan Tim
Seorang staff administrasi pastinya akan selalu bekerja dengan orang lain dan dengan beragam sifat serta karakter yang dimilikinya.

Maka dari itu, dari sikap yang berbeda-beda tersebut diharapkan staff administrasi bisa untuk bekerja sama dengan para tim nya.

Fungsi Staff Administrasi
Adanya Staff Administrasi tentunya membuat pekerjaan di kanto terasa ringan karena tugas yang dilakukannya berkenaan dengan manajemen perusahaan. Adapun fungsi lain yang bisa terasa hasilnya adalah sebagai berikut;

* Pekerjaan bisa terbagi secara efektif dan efisien
* Tugas-tugas kantor bisa diselesaikan dengan baik karena adanya manajemen yang tepat.
* Kerjasama dengan divisi lain bisa lebih terarah dan terstruktur dengan baik karena pengaturannya tepat.
* Pengarsipan dokumen terorganisir dengan baik dan memudahkan semua divisi untuk bekerja.

Macam-Macam Profesi Staff Administrasi Beserta Tugasnya
Setelah mengetahui pengertian dan job desk dari staff adminitsrasi secara umum, berikut akan dipaparkan tentang macam-macam profesi staff administrasi yang ada di perusahaan atau instansi.

Hal ini perlu Anda ketahui agar tidak salah memilih profesi tersebut dan mengetahui perbedaannya. Adapun macam-macam profesi tersebut adalah sebagai berikut ;

1. Staff Administrasi Gudang
* Merekap data pemesanan barang
* Memeriksa jumlah stok barang
* Mengklaim pembayaran masuk dan keluar
* Memesan barang
* Mempelajari trend sales

2. Staff Administrasi Keuangan
* Mengurus surat berharga, seperti menandatangi cek
* Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
* Membuat perencanaan keuangan dari mulai peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan juga pembayaran.
* Membuka rekening, menentukan setoran, menangani pembayaran atas kewajiban.
* Mengelola dan mengerjakan tagihan-tagihan
* Berkoordinasi dengan kebijakan administrasi keuangan berkaitan dengan visi misi perusahaan.

3. Staff Administrasi Marketing
* Mencatat alamat pengiriman
* Mencatat nama expedisi yang ada di kota atau negara tersebut
* Mencatat nama-nama barang yang akan dikirimkan
* Mencatat jumlah barang, berat, dan total modal wajib yang dibayarkan.
* Menyerahkan nota penjualan
* Menyerahkan surat jalan ke palanggan
* Mengecek kondisi dan jumlah barang
* Mengarsip bukti tanda tangan yang telah diterima customer.

4. Staff Administrasi Bank
* Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
* Melakukan kegiatan administrasi, diantaranya adalah rekap data, input data, dan dokumentasi.
* Mengorganisir dokumen dan sistem data yang ada di bank
* Membuat informasi bulanan seperti informasi kegiatan dan keuangan.
* Berkontribusi dalam kegiatan audit.

Tips Sukses Menjadi Staff Administrasi
Menjadi staff administrasi memang bukan pekerjaan yang mudah, harus memiliki ketelitian dan cermat ketika bekerja.

Meski begitu, masih ada peluang untuk bisa sukses menjalankan profesi sebagai staff administrasi. Adapun tips suksesnya adalah sebagai berikut;

1. Menjaga Hubungan Baik dengan Sesama Rekan Kerja
Untuk bisa menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, kunci utama yang harus dimiliki adalah skill komunikasi yang baik.

Dengan skill komunikasi baik, pesan apapun yang dimaksudkan bisa tersampaikan dengan baik. Hal ini tidak berlaku bagi sesama staff saja tetapi juga bisa berlaku untuk para klien perusahaan.

2. Menjaga Kesehatan Diri Sendiri
Seperti yang diketahui bersama, pekerjaan sebagai staff administrasi cukup padat dan cukup banyak untuk dikerjakan. Apalagi memerlukan ketelitan yang mengandalkan indera penglihatan.

Maka dari itu, jagalah kesehatan diri sendiri untuk bisa bekerja dengan maksimal. Jangan sampai ketika Anda sudah sakit baru merasakan pentingnya arti kesehatan.

Menjalani hidup yang sehat bisa dimulai dari mengatur pola makanan yang baik, olahraga, dan istirahat yang cukup. Ingat tubuh Anda memiliki hak untuk bisa beristirahat, maka sayangilah tubuh Anda.

3. Membuat Skala Prioritas Kerja
Tugas admin memang banyak dan tidak akan ada habisnya. Pekerjaan yang banyak tersebut apabila tidak dikelola dengan baik bisa membuat pekerjaan terbengkalai dan Anda pun bisa stress.

Maka dari itu, prioritaskan pekerjaan yang sekiranya bisa dikerjakan lebih dahulu dan juga dikerjakan belakangan.

Dengan begitu, Anda bisa memiliki ritme kerja yang baik dan sesuai dengan skala prioritas tersebut.

4. Bisa Mengoperasikan Aplikasi dengan Efektif
Para staff administrasi dituntut untuk bisa mengoperasikan berbagai macam aplikasi yang ada seperti word, excel, publisher, power point dan lain sebagainya.

Maka dari itu, jika Anda belum bisa menggunakannya sedari sekarang bejarlah pada halinya agar bisa mengoperasikan dengan efektif.

Bila sudah memahami sistem kerjanya, pekerjaan pun akan mudah untuk dilakukan.

5. Displin Waktu
Banyaknya pekerjaan yang dilakukan, menuntut para staff adminstrasi untuk bisa displin dalam waktu.

Hal tersebut bisa dimulai dari jadwal kedatangan ke kantor tepat waktu kemudian mengatur jadwal sendiri baru orang lain untuk bisa mencapai target yang telah ditentukannya.

Jika hal ini tidak dilakukan, banyak pekerjaan yang tidak tercapai dengan baik dan Anda akan sulit mengejar ketinggalan tersebut.

6. Membuat Daftar Kegiatan
Bagian staff admin harus memiliki daftar list pekerjaan yang akan dilakukan setiap harinya. Karena dengan begitu, pekerjaan bisa terorganisir dengan baik dan tidak ada yang tidak terbengkalai.

Kegunaan daftar kegiatan tersebut juga agar tidak ada pekerjaan yang terlewat dan bila sudah terselesaikan bisa langsung membuat daftar kegiatan lain yang bisa dikerjakan keesokan harinya.