Apa Itu Transaction Processing System
Sistem pemrosesan data transaksi terus mengalami perkembangan, dari sistem pemrosesan secara manual menjadi proses data elektronik menggunakan mesin. Bagi perusahaan, kegiatan transaksi ini sangat krusial karena berhubungan langsung dengan kondisi finansial. Jika terjadi sedikit kesalahan dalam hal perhitungan atau saat melakukan transaksi, maka perusahaan akan mengalami kerugian.
Oleh karena itu, perusahaan mesti mengimplementasikan teknologi Transaction Processing Systems (TPS), yang berfungsi untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan atau inventori.
Sebab, TPS mampu memproses semua transaksi yang dilakukan perusahaan dan dalam jumlah yang besar sekalipun. Umumnya, TPS akan digunakan oleh pihak manajerial untuk mendata inventaris perusahaan dan juga menyusun gaji para pekerjanya. TPS mengumpulan data secara kontinyu, biasanya real time dan sebagai data input untuk database perusahaan.
TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi Manajemen. TPS merupakan proses yang kritikal untuk suksesnya perusahaan.
Dengan begitu, risiko terjadinya kesalahan saat melakukan kegiatan transaksi rutin tersebut semakin kecil dan perusahaan tidak rentan mengalami kerugian. Jadi, dengan memiliki sistem informasi manajemen TPS, perusahaan akan memiliki sistem transaksi yang terintegrasi serta efektif.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam perusahaan. Misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Pengumpulan data yang dimaksud adalah menangkap dan mengumpulkan semua data yang diperlukan untuk menyelesaikan proses transaksi. Dimulai dengan transaksi (misal, mengambil order pelanggan) dan menghasilkan data yang berfungsi sebagai input ke TPS. Data harus ditangkap pada sumbernya dan dicatat akurat secara tepat waktu. Caranya bisa dilakukan secara manual, yaitu mengumpulkan order penjualan atau perubahan persediaan yang ditulis tangan, menginputkan data langsung ke dalam komputer. Dan, secara otomatis, yaitu dilakukan dengan perangkat input khusus seperti scanner, point-of-sale dan terminal.
Selanjutnya, data transaksi yang terkumpul dan diinput tersebut akan diproses atau diolah pada TPS, yang dilakukan melalui dua cara. Pertama, Batch Processing, yaitu uatu bentuk pengolahan data dimana transaksi bisnis yang terakumulasi selama periode waktu diproses sebagai satu kesatuan atau batch. Batch processing berguna bagi perusahaan yang perlu untuk memproses data dalam jumlah besar menggunakan sumber daya yang terbatas. Contoh batch processing meliputi transaksi kartu kredit, untuk transaksi yang diproses daripada bulanan secara real time. Transaksi kartu kredit hanya perlu diproses sekali dalam sebulan untuk menghasilkan pernyataan bagi pelanggan, sehingga proses batch menghemat sumber daya TI dari keharusan untuk memproses setiap transaksi secara individual.
Kedua, Online Transaction Processing (OLTP), yaitu suatu bentuk pengolahan data dimana setiap transaksi diproses segera, tanpa penundaan transaksi terakumulasi dalam batch. Contoh, ketika seorang nasabah bank menarik sejumlah uang dari rekeningnya, sangat penting bahwa transaksi akan diproses dan saldo account diperbaharui sesegera mungkin, sehingga baik bank dan pelanggan bisa melacak dana seketika.
Kapasitas penyimpanan data (database) besar dan volume data yang diproses TPS ini besar. Maklum, di dalam TPS ini terdapat beberapa jenis subsistem. Antara lain: Payroll (pembayaran upah atau gaji karyawan), Order Entry atau Order Processing (mencatat pembelian untuk konsumen), Invoicing (menghasilkan faktur), Inventory (mengelola barang supaya selalu tersedia), Shipping (menyerahkan barang dari perusahaan sampai diterima oleh konsumen), Accounts Receivable (mengelola file konsumen & menyerahkan tagihan ke konsumen), Purchasing (mengoordinasi pembelian barang kepada konsumen), Receiving (menerima barang dari supplier pengembalian barang/retur dari konsumen), Account Payable (mengelola pembayaran tagihan kepada supplier), dan General Ledger (mengikat subsistem menjadi satu & menghasilkan satu laporan).
Sejatinya, ada beberapa tujuan yang ingin dicapai perusahaan dengan menerapkan teknologi TPS ini. Pertama, untuk capture, proses, dan update database yang diperlukan untuk mendukung kegiatan rutin perusahaan. Kedua, memastikan bahwa data diproses secara akurat dan lengkap. Ketiga, menghindari memproses transaksi penipuan. Keempat, menghasilkan tanggapan dan laporan tepat waktu. Keempat, mengurangi kebutuhan tenaga kerja administrasi. Kelima, membantu meningkatkan layanan pelanggan. Keenam, mencapai keunggulan kompetitif. (*dari berbagai sumber)